Arbeitgebende gehören zweifellos zu den wichtigsten Akteuren bei der Verarbeitung von Beschäftigtendaten, da die Datenverarbeitung selbstverständlich zur Durchführung des Geschäftsbetriebs zwingend erforderlich ist. Allerdings ist die Datenverarbeitung gleichzeitig nicht grenzenlos zulässig. Ferner kommen Arbeitgebende regelmäßig mit sehr sensiblen Daten wie Gesundheitsdaten in Berührung, für deren Verarbeitung besondere Voraussetzungen erfüllt sein müssen.
Die Verarbeitung von Daten im Arbeitsverhältnis bedarf einer rechtlichen Grundlage beispielsweise aus Rechtsvorschriften, Tarifverträgen oder Betriebsvereinbarungen oder der Einwilligung der betroffenen Arbeitnehmenden. Inhaltlich betrifft dies alle Formen der Datenerhebung, -nutzung und -speicherung im Rahmen der Anbahnung, Durchführung und Beendigung eines Beschäftigungsverhältnisses. Der Beschäftigtendatenschutz ist nicht nur auf digitale Verarbeitungen begrenzt, sondern betrifft auch die analoge Datenverarbeitung.
Gesetzlich sind Arbeitgebende berechtigt, personenbezogene Daten zu verarbeiten, wenn dies für die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist. Für die Bestimmung der Erforderlichkeit kommt es im Wesentlichen auf die berechtigten Interessen der Arbeitgebenden und die Zwecke der Datenerhebung an.
Zulässig sind in der Regel die Erhebung und das Speichern von Stammdaten (Name, Adresse etc.) und Daten, die für die Beschäftigung von Bedeutung sind (z.B. Ausbildung, Studium, Berufserfahrung, Sprachkenntnisse). Außerdem dürfen Daten verarbeitet werden, die im Zusammenhang der Personalverwaltung relevant werden (z.B. Daten für Lohn- und Gehaltsabrechnungen). Teilweise müssen Daten zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten aus speziellen gesetzlichen Regelungen mit Bezug zum Arbeitsverhältnis erhoben werden (hier insbesondere Schwangerschaft oder Schwerbehinderung). Auch die Speicherung von Krankheits- und Fehlzeitdaten ist beispielsweise zulässig. Dabei darf die Speicherung der Daten nicht zeitlich unbegrenzt erfolgen. Sie ist zweckgebunden.
Eine Erlaubnis zur Datenverarbeitung kann auch durch eine (i.d.R. schriftliche) Einwilligung erfolgen. Sie muss freiwillig abgeben werden. Wegen des bestehenden Abhängigkeitsverhältnisses zwischen Arbeitgebenden und Arbeitnehmenden sind hohe Anforderungen an die Freiwilligkeit zu stellen. Eine Einwilligung kann beispielsweise wirksam sein, wenn die beschäftigte Person mit ihr einen rechtlichen oder wirtschaftlichen Vorteil erreicht. Die Einwilligung kann jederzeit und ohne Angabe von Gründen widerrufen werden. In jedem Falle ist in der Praxis Vorsicht bei der Nutzung von Einwilligungen zur Datenverarbeitung geboten.
Arbeitgebende müssen Betroffene über sämtliche ihnen zustehende Rechte aufklären, um ihre Informationspflichten zu erfüllen. Dies umfasst insbesondere Auskunftsrechte, den Anspruch auf Bereitstellung einer Kopie der verarbeiteten personenbezogenen Daten sowie das Recht auf Berichtigung, Löschung und Einschränkung der Verarbeitung.
Sowohl für die Durchführung des Arbeitsverhältnisses als auch für den Geschäftsbetrieb an sich ist die Verarbeitung von Beschäftigtendaten zwingend erforderlich. Arbeitgebende sind angehalten, die mit unter strengen Regelungen zur Verarbeitung von Beschäftigtendaten einzuhalten. Im Falle der Missachtung drohen nicht nur die Geltendmachung von umfangreichen Ansprüchen durch die betroffenen Beschäftigten, sondern auch die Festsetzung nicht unerheblicher Bußgelder durch die Datenschutzbehörden.