Bereits während der Anbahnung eines Beschäftigungsverhältnisses (im Bewerbungsverfahren), erst Recht nach erfolgter Einstellung im Lauf der Zusammenarbeit mit den Arbeitnehmenden, und selbst noch nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses fallen regelmäßig personenbezogene Daten an, die der*die Arbeitgebende als datenschutzrechtlich Verantwortlicher erheben, speichern, für bestimmte Zwecke nutzen und aufbewahren muss. Zahlreiche Vorschriften des Datenschutzrechtes (auf europäischer und nationalgesetzlicher Ebene) machen es dabei nicht immer leicht den Überblick zu behalten.
Oftmals stellt sich für Unternehmen die Frage, welche Daten (wie lange) aufbewahrt und welche Daten (wann) gelöscht werden müssen. Die Rechte der (angestellten und ausgeschiedenen) Arbeitnehmenden auf Löschung ihrer personenbezogenen Daten tragen ebenfalls zur Komplexität bei.
Grundsätzlich gilt, dass personenbezogene Daten der Beschäftigten nur für festgelegte, eindeutige und legitime Zwecke erhoben und weiterverarbeitet werden dürfen (Prinzip der Zweckbindung, Art. 5 Abs. 1 lit. b) DSGVO) und nur so lange gespeichert werden dürfen, wie es für die Zwecke, für welche die Daten verarbeitet werden, erforderlich ist (Prinzip der Speicherbegrenzung, Art. 5 Abs. 1 lit. e) DSGVO).
Hieraus folgt, dass personenbezogene Daten aus Bewerbungen jedenfalls für das laufende Bewerbungsverfahren und personenbezogene Daten von Arbeitnehmenden jedenfalls für die Dauer des Beschäftigungsverhältnisses erhoben und weiterverarbeitet werden dürfen.
Zugleich ergibt sich aus den genannten Datenschutzprinzipien die Pflicht, personenbezogene Daten zu löschen, wenn das Bewerbungsverfahren abgeschlossen ist oder wenn die betreffenden Arbeitnehmenden aus dem Beschäftigtenverhältnis ausgeschieden sind. Für den Fall der Beendigung eines Arbeitsverhältnisses entfällt grundsätzlich der Zweck nach § 26 BDSG für die Durchführung des Beschäftigtenverhältnisses.
Zusätzlich können Arbeitnehmenden unter bestimmten Umständen die Löschung ihrer personenbezogenen Daten verlangen, z.B. wenn die Daten vom Arbeitgeber unrechtmäßig verarbeitet werden, nach dem Widerruf einer Einwilligung oder dem Widerspruch gegen die Verarbeitung durch den oder die Arbeitnehmenden keine Rechtsgrundlage für eine Verarbeitung mehr besteht (Art. 17 Abs. 1 DSGVO).
Ausnahmen gelten aber dann, wenn gesetzlich normierte Aufbewahrungspflichten eine Speicherung der personenbezogenen Daten erforderlich machen (Art. 17 Abs. 3 lit. b) DSGVO) oder wenn der Arbeitgeber auf die Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen zugreifen können muss (Art. 17 Abs. 3 lit. e) DSGVO), etwa im Rahmen arbeitsgerichtlicher Auseinandersetzungen mit angestellten oder ausgeschiedenen Arbeitnehmenden oder wenn abgelehnte Bewerbende Schadensersatz- oder Entschädigungsansprüche nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz geltend machen.
Außerdem ergeben sich regelmäßig gesetzliche Aufbewahrungspflichten für Arbeitgebende aus dem Jugendarbeitsschutzgesetz (§ 50 Abs. 2 JArbSchG), dem Mutterschutzgesetz (§ 19 Abs. 2 MuSchG), dem Gesetz zur Verbesserung der betrieblichen Altersversorgung (§ 11 BetrAVG) oder aus handelsrechtlichen (z.B. § 257 HGB) und steuerrechtlichen (z.B. § 147 AO) Vorschriften (soweit in den aufzubewahrenden Unterlagen personenbezogene Daten von Beschäftigten enthalten sind).
Diese Beispiele zeigen, dass Unternehmen gut beraten sind, die Erhebung und weitere Verarbeitung von Beschäftigtendaten gründlich und im Einzelfall zu prüfen und sich klare Regeln und Prozessabläufe zu geben, z. B. im Rahmen eines Speicher- und Löschkonzepts. Bei der Geltendmachung von Löschungsansprüchen durch bestehende oder ausgeschiedene Arbeitnehmende sollten Arbeitgebende sorgfältig bestehende Schranken des Löschungsanspruchs prüfen, in begründeten Fällen aber dem Recht der Betroffenen auf Löschung ihrer Daten nachkommen.