Der Arbeitsvertrag bildet regelmäßig das zentrale Dokument, um das Arbeitsverhältnis von Mitarbeitenden zu ihren Arbeitgebenden zu regeln. Insbesondere in Unternehmen ohne Tarifbindung und Betriebsrat ist der Inhalt des Arbeitsvertrages maßgebend, um die gegenseitigen Rechte und Pflichten zu dokumentieren. Doch auch das Datenschutzrecht erfordert ein gewisses Maß an Dokumentation unmittelbar zu Beginn des Arbeitsverhältnisses.
Der Arbeitsvertrag bildet regelmäßig das zentrale Dokument, um das Arbeitsverhältnis von Mitarbeitenden zu ihren Arbeitgebenden zu regeln. Insbesondere in Unternehmen ohne Tarifbindung und Betriebsrat ist der Inhalt des Arbeitsvertrages maßgebend, um die gegenseitigen Rechte und Pflichten zu dokumentieren. Doch auch das Datenschutzrecht erfordert ein gewisses Maß an Dokumentation unmittelbar zu Beginn des Arbeitsverhältnisses.
In Deutschland werden Arbeitsverhältnisse regelmäßig durch den Abschluss eines schriftlichen Arbeitsvertrags begründet. Ein aktuelles und rechtssicheres Arbeitsvertragsmuster hat für Arbeitgebende deshalb enorm hohe Relevanz. Um ein Arbeitsverhältnis wirksam zu begründen, braucht es grundsätzlich jedoch keinen schriftlichen Vertrag. Theoretisch kann das Arbeitsverhältnis auch durch eine mündliche Absprache besiegelt werden. Schon aus Gründen der Beweisführung ist es aber nur sinnvoll, einen schriftlichen Vertrag zu schließen. So wissen beide Parteien, welche Leistungen sie zu erbringen und welche Pflichten sie zu beachten haben. Der Arbeitsvertrag stellt somit völlig zu Recht das zentrale Dokument bei der Einstellung von neuen Mitarbeitenden dar.
Die Reform des Nachweisgesetzes veranlasst Arbeitgebende in der Praxis mehr und mehr, zusätzlich zum Arbeitsvertrag ein weiteres Dokument an neue Mitarbeitende auszuhändigen. Das Gesetz verlangt, dass die wesentlichen Vertragsbedingungen des Arbeitsverhältnisses schriftlich niedergelegt, handschriftlich unterzeichnet und den Mitarbeitenden ausgehändigt werden. Zwei entscheidende Gründe sprechen dafür, diesen Nachweis in einem gesonderten Dokument zu erbringen.
Zum einen das strenge Schriftformerfordernis: Viele Unternehmen greifen für die Signatur von Verträgen inzwischen auf rein digitale Lösungen zurück, auch im HR-Bereich. Soweit es das Gesetz erlaubt, werden auch Arbeitsverträge völlig selbstverständlich digital signiert. Das Nachweisgesetz verlangt unter der Androhung eines Bußgeldes jedoch einen handschriftlich unterzeichneten Nachweis. Um den Schritt in die Vergangenheit zu vermeiden und die digitalen Signaturprozesse nicht wieder aufzugeben, braucht es somit eine Lösung außerhalb des Arbeitsvertrags. Diese Lösung kann in einem Begleitschreiben liegen, das die Informationen unter dem Nachweisgesetz enthält.
Der zweite Grund betrifft insbesondere Unternehmen mit Tarifbindung und einer breiten kollektivrechtlichen Regelungslandschaft. Zahlreiche Informationen, die durch Arbeitgebende nachgewiesen werden müssen, sind nicht Teil des Arbeitsvertrags, sondern in Tarifverträgen oder Betriebsvereinbarungen geregelt. Zum Beispiel erfordert das Nachweisgesetz eine Information über Schichtsystem, Schichtrhythmus und die Voraussetzungen für Schichtänderungen. Diese Informationen sind regelmäßig in Betriebsvereinbarungen enthalten. Für derart kleinteilige Informationen eignet sich der Arbeitsvertrag nicht, insbesondere weil sich Kollektivvereinbarung stetig ändern können. Auch hier ist ein individualisiertes Begleitschreiben, in dem die unter dem Nachweisgesetz geforderten Informationen enthalten sind, somit ein praktischer Weg, um den gesetzlichen Anforderungen nachzukommen.
Insbesondere das Arbeitsschutzrecht erfordert neben dem Arbeitsvertrag und ggf. einem gesonderten Nachweis weitere Dokumente von Arbeitgebenden. So kann beispielsweise eine Unterweisung zum Arbeitsschutz, eine Aufklärung über Brandschutz und Verhalten im Brandfall sowie die Ausgabe von Flucht- und Rettungsplänen erforderlich sein.
Unternehmen ohne Betriebsrat greifen zudem regelmäßig auf interne Richtlinien oder Policies zurück, um ihr Weisungsrecht und die Arbeitsbedingungen gegenüber den Mitarbeitenden zu konkretisieren. Derartige Richtlinien enthalten beispielsweise Hinweise zur Nutzung von IT und Firmenhardware. Gesetzlich zwingend sind derartige interne Richtlinien nicht. Sie schaffen aber einen Rahmen, der grundlegende Anliegen und Fragen von Mitarbeitenden sinnvoll adressieren kann.
Neben dem Arbeitsrecht fordert auch der Beschäftigtendatenschutz Unternehmen dazu auf, bei Neueinstellung Dokumentation zur Verfügung zu stellen.
Dies beginnt schon im Stadium vor der Einstellung von Mitarbeitenden. Denn bereits Bewerber*innen auf freie Stellen im Unternehmen stellen den Arbeitgebenden personenbezogene Daten zur Verfügung. Über die mit der Verarbeitung dieser Daten verbundenen Vorgänge sollten Bewerber*innen schriftlich informiert werden.
Das Gleiche gilt verstärkt für Mitarbeitende, die tatsächlich eingestellt werden. Diese sind transparent, verständlich und in einfacher Sprache über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten zu informieren. Denn als Arbeitgebende sind Unternehmen für die Verarbeitung dieser Daten verantwortlich. Bezüglich personenbezogener Daten, die direkt bei den Mitarbeitenden erhoben werden, muss bereits zum Zeitpunkt der Erhebung u.a. informiert werden über: Zwecke der Datenverarbeitung, Empfänger personenbezogener Daten, Übermittlung der Daten in Drittländer und das Beschwerderecht der Mitarbeitenden bei Aufsichtsbehörden.
Häufig werden von Mitarbeitenden zu Beginn des Arbeitsverhältnisses Bilder zur öffentlichen Verwendung durch das Unternehmen gefertigt. Grundsätzlich bedarf die Verwendung dieser Bilder der ausdrücklichen Einwilligung der Mitarbeitenden. Diese kann nur freiwillig erteilt und von Mitarbeitenden widerrufen werden. Um hier für den Streitfall über einen tauglichen Nachweis der Einwilligung zu verfügen, bietet es sich an, die Einwilligung schriftlich einzuholen.
Die Einstellung von Mitarbeitenden hört aus bürokratischer Sicht nicht mit der Ausfertigung eines Arbeitsvertrages auf. Sowohl das Arbeitsrecht als auch das Datenschutzrecht verlangen von Unternehmen, auch zum eigenen Schutz, zu Beginn von Arbeitsverhältnissen weitere Dokumentation zu produzieren. Insbesondere Unternehmen, die neu im deutschen Markt starten, sind somit gut beraten, sich gesamtheitliche Expertise einzuholen, bevor die ersten Mitarbeitenden ans Werk gehen.