Der Büroalltag ist durchdrungen von der Nutzung elektronischer Kommunikationsmittel und des Internets. Bei jeder E-Mail, die inner- oder außerbetrieblich versendet wird, fallen eine Vielzahl personenbezogener Daten an, deren Verarbeitung den Bestimmungen der Datenschutzgesetze unterliegt.
Bereits im rein innerbetrieblichen Kontext stellen sich für Unternehmen und Beschäftigte eine Vielzahl von Fragen; etwa ob und in welchem Umfang Arbeitgebende auf die personenbezogenen Daten zugreifen und diese auswerten dürfen oder ob sie auf Basis der können.
Diese Fragen verstärken sich um ein Vielfaches, wenn es um die private Nutzung des betrieblichen E-Mail-Accounts oder Internetzugangs durch Beschäftige geht. Neben dem Arbeits- und Datenschutzrecht wird hier auch der Bereich des Telekommunikationsrechts berührt.
Sowohl in Bezug auf die innerbetriebliche als auch auf die außerbetriebliche Nutzung von Kommunikationsmitteln bedarf es klar formulierter Regelungen, nicht zuletzt, um den Informationspflichten aus der Datenschutzgrundverordnung gerecht zu werden, die Unternehmen als Verantwortliche in Bezug auf die Datenverarbeitung treffen.
Kommunikation im betrieblichen Alltag ist schon lange nicht mehr auf die mittlerweile verstaubt anmutende E-Mail beschränkt. Auch die Nutzung Sozialer Medien und von Messengerdiensten gerät immer stärker in den Fokus von Arbeitgebenden und Beschäftigten, insbesondere um die tägliche E-Mail-Flut zu reduzieren.
Darüber hinaus suchen zahlreiche Unternehmen in Sozialen Medien eine Plattform, um sich und ihre Geschäftstätigkeit einem breiten Umfeld zu präsentieren, nicht zuletzt um Nachwuchskräfte zu rekrutieren.
Die Förderung von Social-Media-Aktivitäten trifft dabei mittelbar auch die Beschäftigten, die durch das Teilen und Kommentieren von Beiträgen das eigene Unternehmen in ihren eigenen Kreisen sichtbar machen. Auch hier verschwimmt die Grenze von Berufs- und Privatleben mehr und mehr. Das macht es erforderlich, dass alle Beteiligten ihre Aktivität in Sozialen Medien klaren (betrieblichen) Regelungen unterwerfen. Denn nicht immer ist schlechte PR besser als gar keine PR.