In Zeiten des Fachkräftemangels haben viele Unternehmen einen ständigen Bedarf nach qualifizierten Arbeitskräften. Dabei kann es sich auch anbieten, ehemalige Arbeitnehmende wieder einzustellen. Diese kennen bereits die Unternehmenskultur und sind mit den betrieblichen Abläufen vertraut. Für Arbeitgebende kann es daher durchaus von Interesse sein, bei einer Neubewerbung von ehemaligen Arbeitnehmenden einen kurzen Überblick über dessen Arbeitsqualität und den Grund des Ausscheidens zu erhalten. War die Leistung nicht ausreichend? Welcher Kündigungsgrund lag vor? In diesem Zusammenhang stellt sich die Frage, ob Arbeitgebende eine Blacklist über ehemalige Arbeitnehmende führen dürfen, auf der solche Informationen abgespeichert werden.
Das Führen einer Blacklist stellt eine Datenverarbeitung im Sinne der DSGVO dar. Sobald die Liste personenbezogene Daten i.S.v. Art. 4 Nr. 1 DSGVO enthält, bedarf die Datenverarbeitung einer Rechtsgrundlage.
Als Rechtsgrundlage käme grundsätzlich eine Einwilligung der Arbeitnehmenden gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO in Betracht, auch wenn die Einwilligungslösung mit erheblichen Risiken verbunden ist. Außerdem sind die Arbeitnehmenden berechtigt, die Einwilligung jederzeit zu widerrufen, Art. 7 Abs. 3 S. 1 DSGVO.
Das Führen einer solchen Blacklist lässt sich in der Praxis daher regelmäßig nur auf Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO stützen. Danach dürfen Daten zur Wahrung berechtigter Interessen des Datenschutzverantwortlichen – hier der Arbeitgebenden – verarbeitet werden, sofern nicht die Interessen oder Grundrechte der betroffenen Person, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern, überwiegen.
Die Wahrung berechtigter Interessen ist anhand einer dreistufigen Prüfung zu ermitteln.
1. Stufe („Berechtigte Interessen“)
Auf der ersten Stufe ist zu klären, ob zum Zeitpunkt der Bearbeitung ein berechtigtes Interesse der Arbeitgebenden vorliegt. Berechtigte Interessen sind solche, die nicht dem Gesetz zuwiderlaufen. Dazu zählen rechtliche, tatsächliche, wirtschaftliche oder ideelle Interessen. Für Arbeitgebende ist vor allem die unternehmerische Freiheit von Relevanz. Gerade für Neueinstellungen besteht ein Interesse, Kenntnis von der früheren Leistungen der Arbeitnehmenden oder deren Beendigungsgrund zu haben.
2. Stufe („Erforderlichkeit“)
Auf einer zweiten Stufe ist zu erörtern, ob die konkrete Datenverarbeitung zur Wahrung der berechtigten Interessen auch tatsächlich erforderlich ist. Es darf kein milderes, gleich effektives Mittel zur Verfügung stehen, um die Interessen des Verantwortlichen zu erreichen. Das Abwarten der (erneuten) Probezeit ist wohl nicht gleich effektiv, da zunächst ein Arbeitsverhältnis überhaupt eingegangen werden muss. Andere mildere Mittel kommen in der Praxis eher nicht in Betracht.
3. Stufe („Interessenabwägung“)
Auf der dritten Stufe ist eine Abwägung der Grundrechte und Grundfreiheiten der von der Datenverarbeitung betroffenen Person und den Datenverarbeitenden vorzunehmen. Die Datenverarbeitung ist dabei nur gerechtfertigt, wenn die Interessen der betroffenen Person nicht die Interessen des Verarbeitenden überwiegen.
Auf Seiten der Arbeitnehmenden ist das allgemeine Persönlichkeitsrecht (Art. 2 Abs. 1 GG i.V.m. Art. 1 Abs. 1 GG) zu beachten. Dieses ist gegen die unternehmerische Freiheit des Arbeitgebenden (Art. 12, 14 GG; Art. 16 GRCh) abzuwägen. Der Zweck einer solchen Blacklist ist die regelmäßig die Optimierung der Einstellungspraxis der Unternehmen sowie die Auswahl der „richtigen“ Bewerbenden bzw. der Schutz des Unternehmens. Ehemalige Mitarbeitende oder Bewerber*innen werden im Bewerbungsprozess aussortiert, sofern sie auf der Blacklist genannt sind. Sofern eine solche Liste nicht vorhanden ist, haben sie zumindest eine reelle Chance.
Welche Leistung Bewerber*innen im späteren Arbeitsverhältnis erbringen, ist mitunter schwer zu prognostizieren. Hierbei handelt es sich um ein allgemeines Risiko, welches Arbeitgebende tragen müssen. Eine absolute Absicherung ist diesbezüglich nicht möglich. Um diesem Risiko zu begegnen, gibt es unter anderem die Probezeit. In diesem Zeitraum ist es dem Arbeitgebenden möglich, dass Arbeitsverhältnis unter erleichterten Bedingungen zu beenden.
Für die Arbeitnehmenden stellt die Führung einer solchen Blacklist einen erheblichen Eingriff in das allgemeine Persönlichkeitsrecht dar. Neben den personenbezogenen Daten werden unter anderem Daten über die Arbeitsqualität und den Grund der Beendigung gespeichert. Bei erfolglosen ehemaligen Bewerber*innen wird insbesondere der Ablehnungsgrund gespeichert. Diese Liste kann erheblichen Einfluss auf die Erfolgschancen der Neubewerbung haben.
Hieraus ergibt sich, dass die Frage der Zulässigkeit einer Blacklist nicht universell beantwortet werden kann, sondern im eine Einzelfallfrage ist. Die Listung von gekündigten Arbeitnehmenden aufgrund von schwerwiegenden Pflichtverletzungen dürfte eher Zulässigkeit sein als die Listung wegen Schlechtleistung. Es handelt sich dementsprechend immer um eine Einzelfallfrage. Blacklists können dementsprechend datenschutzrechtlich zulässig sein, sofern auch die übrigens datenschutzrechtlichen Anforderungen wie Informationspflichten gewahrt werden.
Klar ist allerdings auch, dass nicht sämtliche Daten ohne zeitliche Begrenzung gespeichert werden dürfen. Auch ist der Zugriff zu begrenzen. Auch dies ist wiederum eine Einzelfallfrage.
Arbeitgebende können insbesondere ein Interesse an der Führung einer Blacklist haben, auf der sie die Arbeitsqualität ehemaliger Arbeitnehmender und den Grund der Beendigung des Arbeitsverhältnisses aufführen. Bei der Führung einer solchen Liste sind die datenschutzrechtlichen Anforderungen zu beachten.
Für die Arbeitnehmenden geht mit einer solchen Liste ein erheblicher Eingriff in das allgemeine Persönlichkeitsrecht einher. Sollten sie negativ auf dieser Liste geführt werden, werden sie kaum eine Chance haben, erneut eingestellt zu werden. Ob die jeweilige Listung datenschutzrechtlich zulässig ist, ist daher stets eine Einzelfallfrage.