Auf die Nutzung der betrieblichen IT-Infrastruktur für private Zwecke besteht nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichtes grundsätzlich kein Anspruch. Die Privatnutzung betrieblicher IT wie E-Mail und Internet bietet für Arbeitgebende und Arbeitnehmenden jedoch auch Vorteile, wenn auch damit einhergehende Risiken zu berücksichtigen sind.
Eine Erlaubnis zur Nutzung von IT-Strukturen für private Zwecke kann nicht nur ausdrücklich erfolgen. Möglich ist auch eine Erlaubnis durch konkludentes Verhalten oder durch eine unbeanstandete Duldung, die zu einer betrieblichen Übung und somit zu einem Anspruch von Arbeitnehmenden führen kann.
Wird die private Nutzung ermöglicht, bestehen neben einem erhöhten Risiko für die IT-Sicherheit auch gesteigerte Haftungsrisiken, da sich die Erlaubnis auf die Zurechnung von Pflichtverletzungen und die Haftungsfreistellung von Arbeitnehmenden auswirken kann.
Problematisch ist in den Fällen der erlaubten privaten Nutzung auch die Frage der Kontrolle, insbesondere bei der Privatnutzung von E-Mail-Accounts . Generell besteht bei der Erlaubnis zur privaten Nutzung eine „Privatheitserwartung“ der Arbeitnehmenden, was die Überprüfungsbefugnisse Arbeitgebender stark einschränkt.
In der Rechtsprechung und Rechtsliteratur ist unter anderem umstritten, ob bei einer solchen Gestattung das Telekommunikationsgeheimnis greift, weil Arbeitgebende als Diensteanbieter i.S.d. TTDSG bzw. TMG anzusehen sind und daher eine Kontrolle nur in wenigen Fällen möglich ist.
Bei Annahme der Anwendbarkeit des TTDSG besteht zudem das Risiko für Arbeitgebende, sich nach § 206 StGB strafbar zu machen. Zum Teil wird daher empfohlen, die private Nutzung davon abhängig zu machen, dass Beschäftigte einer Überprüfung der E-Mails zustimmen. Andere diskutierte Wege sind, dienstliche und private E-Mails getrennt zu speichern oder private E-Mails zu kennzeichnen und zu löschen. Sieht man das als nicht praktikabel an, besteht die Option, die Verwendung der dienstlichen E-Mail-Adresse für private Zwecke generell zu untersagen. Möglich ist, bestimmte Nutzungsformen von der Erlaubnis auszuschließen.
Im Themenkreis um die Erlaubnis der privaten Nutzung betrieblicher IT-Strukturen können Arbeitnehmende Pflichtverletzungen begehen, die Maßnahmen von einer Abmahnung bis hin zu einer Kündigung rechtfertigen können. In Betracht kommen hier etwa eine Pflichtverletzung durch eine exzessive Privatnutzung, eine Nutzung trotz entgegenstehenden Nutzungsverbotes sowie die Nutzung von Inhalten, die den Ruf der Arbeitgebenden gefährden und/oder strafrechtlich relevant sind.
Während die Frage nach dem „Ob“ der Privatnutzung grundsätzlich nicht dem Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats unterliegt, ist der Betriebsrats bei der Ausgestaltung der Privatnutzung umfassend zu beteiligen.
Wollen Arbeitgebende die private Nutzung betrieblicher IT-Strukturen untersagen, sollte darauf geachtet werden, eine Erlaubnis nicht durch konkludentes Verhalten oder Duldung zu schaffen. Soll eine Erlaubnis erteilt werden, empfiehlt es sich, eine Gestaltung zu wählen, die die damit einhergehenden Risiken minimiert. Bei entsprechendem Fehlverhalten im Zusammenhang mit der privaten Nutzung betrieblicher IT kommen zudem Maßnahmen wie eine Abmahnung oder eine Kündigung in Betracht. Nicht aus den Augen verloren werden sollten auch mögliche Mitbestimmungsrechte des Betriebsrates bei der Ausgestaltung der Privatnutzung.