Arbeitgebende können aufgrund verschiedener Interessen eine Ortung ihrer Mitarbeitenden während der Arbeitszeit anstreben. Durch eine Ortung kann für die persönliche Sicherheit der Beschäftigten, zur Abwehr und Aufdeckung und Straftaten oder Pflichtverstößen der eigenen Mitarbeitenden, der präventiven Abwehr von Straftaten durch Dritte gegen die eigenen Mitarbeitenden oder zur Einsatzkoordinierung genutzt werden wollen. Die Ortung kann mittels verschiedener Systeme (u.a GPS, Mobiltelefone oder Wearables) erfolgen.
Die Zulässigkeit der Ortung von Mitarbeitenden während der Arbeitszeit richtet sich nach § 26 Abs. 1 S. 1 BDSG und Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO. Die Datenerhebung, -verarbeitung und -nutzung muss erforderlich für die Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses sein. Die Erforderlichkeit ist in der Regel dann gegeben, wenn die Erhebung aus betrieblichen Gründen zur Sicherheit der Beschäftigten oder Koordinierung des Einsatzes der Beschäftigten erforderlich ist und kein überwiegendes schutzwürdiges Interesse der Beschäftigten entgegensteht. Im Ausgangspunkt ist außerdem eine Überwachung nur während der Arbeitszeit zulässig. Sofern beispielsweise ein Dienstwagen auch privat genutzt werden darf, muss das Ortungssystem für den Zeitraum der privaten Nutzung ausgeschaltet werden.
Eine Ortung der Beschäftigten kann zu deren Schutz oder zum Schutz des von Arbeitgebenden zur Verfügung gestellten Eigentum genutzt werden. Die Anforderungen an die Zulässigkeit einer solchen Überwachung sind jedoch streng. Jedenfalls eine heimliche Überwachung der Beschäftigten ist unzulässig. Vielmehr muss der Einsatz eines Ortungssystems kenntlich gemacht werden.
Die Verwendung von Ortungssystemen setzt eine klar dokumentierte und kommunizierte Zweckbestimmung voraus. Eine nachträgliche Zweckänderung kommt nur in Ausnahmefällen in Betracht. Insbesondere muss der betroffene Mitarbeitende vorab informiert werden.
Unzulässig ist zumeist auch eine Dauerüberwachung der Beschäftigten. In den meisten Fällen reicht es aus, das Ortungssystems zu aktivieren, wenn ein konkretes Bedürfnis dafür besteht. Bei einer Dauerüberwachung liegt zumeist ein schwerwiegender Eingriff in das Persönlichkeitsrecht der Beschäftigten vor, welcher nicht zu rechtfertigen ist.
Zum Schutze der Beschäftigten kann eine Ortung erforderlich sein, wenn diese in einem gefahrgeneigten Arbeitsumfeld tätig sind. Eine genaue Lokalisierung der Person führt dann zu einem schnellen Auffinden. Aber auch beim Transport gefährlicher Gegenstände (z.B. Chemikalien) kann eine punktgenaue Ortung erforderlich sein, um den entstandenen Schaden beziehungsweise die bestehenden Gefahren bestmöglich einzudämmen.
Die Ortung kann zum Schutz des Eigentums der Arbeitgebenden erforderlich sein. Dies ist insbesondere der Fall, wenn der Beschäftigten mit wertvollem Eigentum der Arbeitgebenden unterwegs ist oder einen wertvollen Gegenstand transportiert.
In bestimmten Fällen kann eine Ortung von Mitarbeitenden zur Koordinierung von Einsätzen erforderlich und damit zulässig sein. Das ist der Fall, wenn es für die Arbeitgebenden unerlässlich ist, ihren Betrieb effizient zu organisieren. Die Ortung dient dann der Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses. Ziel der Ortung ist es, Fahrstrecken zu optimieren. Die Ortung kann allerdings auch dazu dienen, die Einhaltung der Arbeitszeit durch die Beschäftigten zu überwachen. Jedoch dürfen für die Arbeitgebenden keine milderen Mittel zur Überwachung zur Verfügung stehen. Wenn für die Verwendung bestimmter Fahrzeuge gesetzlich digitale Tachometer vorgeschrieben sind, welche auch die Arbeitszeiten erfassen, ergeben sich keine datenschutzrechtlichen Bedenken. Sollten die Arbeitgebenden jedoch die Daten dafür nutzen, die Arbeitsleistung oder das Verhalten der Beschäftigten zu kontrollieren, stellt dies in der Regel einen unverhältnismäßigen Eingriff in das Persönlichkeitsrecht der Beschäftigten dar.
Eine Ortung ist nur in eng begrenzten Ausnahmefällen zulässig. Die Arbeitgebenden müssen darlegen, dass ein konkreter Strafverdacht gegen einen bestimmten Beschäftigten oder zumindest gegen eine individualisierbare und abgrenzbare Gruppe von Beschäftigten besteht. Eine Ortung ist unzulässig, wenn sich der Straftatverdacht mit einem weniger intensiven Eingriff klären lässt. Auf Seiten der Arbeitgebenden muss außerdem das Interesse an der Aufdeckung der Straftat das Interesse der Beschäftigten am Schutz seiner Persönlichkeit überwiegen.
Für die Ortung zur präventiven Abwehr von Straftaten bestehen hohe Hürden für die Arbeitgebenden. Insbesondere muss eine tatsächliche Gefährdungslage vorliegen. Es muss also ein Risiko bestehen, dass die Mitarbeitenden Straftaten zu Lasten der Arbeitgebenden begehen.
Sofern die Arbeitgebende ihre Betriebsmittel vor Straftaten Dritter schützen möchten, lässt sich eine Ortung nicht nach § 26 BDSG rechtfertigen. Nach überwiegender Auffassung findet in diesem Fall § 28 Abs. 1 S. 1 Nr. 2 BDSG Anwendung. Es bedarf wiederum einer Abwägung zwischen den Interessen des Arbeitgebenden am Schutz seines Eigentums und der Persönlichkeitsrechte des Arbeitnehmenden, welche durch die Ortung mittelbar beeinträchtigt werden.
Der Einsatz von elektronischen Ortungsgeräten unterliegt in jedem Falle der Mitbestimmung des Betriebsrats, wenn sie objektiv dazu geeignet sind, das Verhalten oder die Leistung der Beschäftigten zu überwachen. Das ist quasi ausnahmslos immer der Fall, da die eingesetzten Geräte jedenfalls objektiv eine Leistungs- oder Verhaltenskontrolle möglich machen. Auch kann die Ordnung des Betriebs sowie das Verhalten im Betrieb betroffen sein, sodass regelmäßig der Abschluss einer Betriebsvereinbarung notwendig ist.
Die Ortung von Mitarbeitenden kann von Arbeitgebenden aus verschiedensten Gründen gewollt sein. Die Arbeitgebenden müssen zwingend beachten, dass sie keine Dauerüberwachung vornehmen und auch nicht in das Privatleben der Beschäftigten eingreifen. Die Ortung muss für die Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sein. Es bedarf einer Abwägung zwischen dem Überwachungsinteresse der Arbeitgebenden und dem Persönlichkeitsrecht der Beschäftigten.